Nas pequenas, médias e grandes empresas existe, em maior ou menor escala, um grande problema em consultar ou recuperar informações operacionais importantes de forma rápida e eficaz. Este problema, pode muitas vezes gerar mal entendidos e até conflitos mais sérios com clientes ou fornecedores.
Uma das causas deste problema é a falta de registro adequado da informação ou mesmo a falta de uma ferramenta adequada para o registro, consulta ou recuperação da informação.
Para que o gestor da empresa possa resolver estes problemas ele deve atuar em duas grandes frentes:
A primeira frente, é a criação e padronização dos processos de sua empresa e o treinamento dos colaboradores internos e externos nestes procedimentos.
A segunda frente, consiste em que a empresa tenha uma ferramenta para fazer estes registros. Estas ferramentas podem ser formulários e pastas, podem ser planilhas eletrônicas, podem ser sistemas aplicativos ou software. A ferramenta escolhida tem que proporcionar a seu usuário consultas rápidas, seguras e eficazes de informações importantes.
Após esta primeira etapa, devem ser frequentemente realizadas auditorias para verificar se os colaboradores estão fazendo os registros de acordo com os procedimentos e também verificar se a ferramenta escolhida esta auxiliando no dia a dia da empresa.
O ideal é que a empresa invista em uma ferramenta como software ou sistema aplicativo podendo ser um ERP, um CRM ou mesmo um software desenvolvido sob medida para sua empresa. Lembrando também, que as empresas evoluem e muitas vezes a empresa já investiu em um software que já não condiz mais com o seu processo. Nestes casos, sugere-se que a empresa ou customize este software ou encomende um software sob medida ou software personalizado.
As principais vantagens de sua empresa investir em uma ferramenta tipo software ou sistema aplicativo são, por exemplo: unificação de suas informações em uma base de dados centralizada, a possibilidade de acessar o software ou sistema aplicativo pela internet através de pc´s, notebooks, tablets, smartphones, atualização e uso compartilhado por diversos usuários no mesmo momento, etc.
Quando seu processo estiver rodando de acordo e sua ferramenta (independente da escolhida) esteja aderente a seu processo, os seus problemas para consultar ou recuperar uma informação importante serão minimizados.
Diego André Bassani Ferri
Diretor
Palavras – Chave: Ferramenta; Software; Sistema Aplicativo; Software Sob Medida; Software Personalizado.
