A situação de necessitar contratar um software é bastante comum nas empresas, e aí começam as dificuldades.

Formalizando as necessidades

Como definir o que se precisa em um software? Interessante que normalmente o empresário sabe o que lhe falta, sabe que necessita estabelecer processos e controles operacionais e de gestão que facilitem a adminstração do negócio, mas tem dificuldade em formalizar esta necessidade.

Na medida em que se começa a pensar no que definir para o software, se percebe a complexidade da tarefa.

Na verdade, um negócio normalmente demanda certa complexidade de operações e controles. Existem inúmeras exigências burocráticas e fiscais que precisam ser atendidas e normalmente exigem maior compleidade do que a própria operação do negócio, mas não necessariamente são prioridade.

O ideal é que o empresário em primeiro momento faça uma lista de necessidades que poderão ser englobadas no ato da contratação do software.

Estabelecendo Prioridades

Neste momento, é necessário estabelecer bem claramente os limites do que se deseja ter no software.

O ideal é que se classifique a lista de necessidades pelo impacto que cada item terá sobre a produtividade e a eficácia na operação e na gestão do negócio.

Estabelecer prioridades é fundamental para se chegar ao próximo passo.

Organize de tal forma sua lista de necessidades para contratação do software, marcando os itens que são fundamentais para o software, itens que deixariam o software excelente e itens não relevantes.

Dimensionando Recursos

Aqui esta outro passo difícil, mas é imprescindível que se planeje quanto se pode investir neste tipo de projeto. Um projeto deste tipo requer acima de tudo qualidade e garantia. Garantia porque estamos contratando um serviço, cujo produto final é algo não comercializável, ou seja, se não nos atender, não será possível vende-lo a terceiros. Qualidade porque de nada adianta investirmos em software, se o mesmo não apresentar a qualidade que necessitamos. Qualidade aqui tem que ser entendida em termos mais amplos, ou seja a Solução (Software + Hardware + Serviços de Atendimento ao Cliente) tem que resolver nossas necessidades tanto do ponto de vista de disponibilizar as funcionalidades necessárias, quanto em termos de funcionar corretamente,  apresentar facilidade de uso, segurança e agilidade.

Estabelecer o valor que se pretende investir, considerando uma certa margem de flexibilidade é o ponto inicial para adequar a formalização das necessidades.

Não se iluda pensando em ter um produto completo por um valor restrito, isso só o levará a conseguir uma solução de má qualidade que não atenderá suas expectativas e principalmente suas necessidades.

Estabeleça sua disponibilidade de investimento a partir dela e defina o Escopo de seu projeto para contratação de software.

Definindo Escopo do Projeto

Limite-se ao essencial, tenha em mente que o ótimo pode inviabilizar o bom.

Certifique-se que suas definições abrangem os pré-requisitos necessários.

Pense no que mais lhe trará resultados, isto gerará recursos para futuras expansões.

No entanto pense grande, pense no futuro, desenhe um projeto que suporte expansões, que se torne investimento permanente, ou pelo menos de vida longa.

Se tiver dificuldade em fazer esta etapa, chame um consultor, ele certamente poderá te ajudar.

Ivanir Ferri
Diretor e Fundador da NVi Nova Visão Informática

Palavras-Chave:  Software, contratação, contrato, lista de necessidades, projeto.